リズムが良いコミュニケーションを作る

プロジェクトには、会議がたくさんあります。

顧客との打ち合わせ、プロジェクトオーナとの打ち合わせ、協力会社との打ち合わせ、進捗会議、課題対策会議、などなど

この中で、定期的に行う会議をリズム良く開催するとコミュニケーションがうまく回るようになります。

これは、体制にも関係するのですが、例えば、以下のような体制図でプロジェクトと運営しているとします。

また、会議体は、以下の通りとします。

  1. ステアリングコミッティ会議(月1回開催)
  2. プロジェクト全体進捗会議(毎週1回開催)
  3. チーム内会議(毎週1回開催)

ステアリングコミッティ会議は、ステークホルダの代表者が参加する会議です。

プロジェクト全体進捗会議は、PMとリーダが参加して、プロジェクト全体の進捗状況やチーム間の情報共有を行います。

チーム内会議は、各メンバーの進捗確認や課題・問題の確認、対策を話し合います。

この体制で、この会議体であった場合、3つの会議の流れを作り、この順番で会議を開催するようにします。

チーム内会議
 ↓
プロジェクト全体進捗会議
 ↓
ステアリングコミッティ会議

この流れを作ると、自然と情報のエスカレーションができるようになります。

つまり、チーム内会議で出た課題や問題で、チーム内だけで解決できない課題が発生すると、プロジェクト全体進捗会議にタイムリーに、報告(エスカレーション)できます。

リーダは、チームの運営をスムーズに行うために、プロジェクト全体進捗会議をうまく使えるというメリットがあります。

PMは、チーム内で発生した鮮度の高い情報をタイムリーに把握することができ、また、チーム間の調整もタイムリーにできるようになります。

さらに、毎週の全体進捗会議の中からプロジェクト外に影響の及ぶ課題などは、ステアリングコミッティ会議にエスカレーションします。

あえて手段を目標とすることでリズムを作る

ここで大事なのは、あえて会議を目標にするということです。

本来であれば、会議は手段でありますが、「いついつに会議があるから、それまでに、区切りをつけよう」とか、「次の会議までに問題を明らかにして報告しよう」などと、会議の存在が一種のマイルストーンになります。

きちんと期限があれば、それを目標に、仕事を終わらせようと努力するようになります。

このリズムを体で覚えると良いコミュニケーションの循環ができます。

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