遅れがでない進捗管理の方法

プロジェクトには、不確定要素がありますので、最初に立てた計画通りに、プロジェクトが進捗するとは限りません。

見積もりが間違っていることもありますし、メンバーの体調不良で生産性が低下することもあります。

プロジェクトでは、定期的に進捗会議を開催して、各チームの進捗状況を把握します。

進捗会議で一番気になるのは、計画通りなのか、遅れているのかということです。

ですから、ほとんどの進捗会議では、「オンスケ(計画通り)です。」か、「計画に対して、遅れています。」のどちらかを報告します。

でも、ちょっと待ってください。

「遅れています。」というのは、既に遅れが発生しているということですよね?

つまり、事後報告です。

この報告があるということは、きちんとマネジメントできていると言えるのでしょうか?

遅れる前に、予防処置をするのが、本来のマネジメントです。

進捗報告は、残り時間に注目させる

遅れが発生すると、次の作業が開始できないだけでなく、遅れを挽回するために、余計なリソースを投入することになります。

すると、増々遅れが増大し、プロジェクトの進行に大きな支障をきたすことになってしまいます。

「遅れています。」という報告ではなく、「遅れそうです。」という報告ならどうでしょうか?

これなら、まだ遅れが発生していないので、予防処置ができますね。

なので、進捗会議では、遅れが発生する前に、遅れそうだと報告してもらいます。

遅れの予兆を察知して、遅れる前に報告する方法

では、どうしたら、遅れの予兆を察知して、遅れる前に報告できるようになるのでしょうか?

まず、視線を未来に向けます。

遅れているという報告は、過去を振り返って、「今日時点でここまでできていなければならないところをここまでしかできていない。だから、遅れている。」という判断です。

そうではなく、視線を未来に向けて、「この作業タスクに割り当てられた残り時間は、どのくらいあって、その時間で未完了の作業がすべて終了できるか」を判断します。

残り時間ですべての作業を終わらせることができないという判断であれば、「遅れそう」という報告になります。

この報告を受けたプロジェクトマネジャーは、遅れが発生する前に、クラッシングやファストトラッキングという対策が打てます。

この未来を見る目標というのが、マイルストーンです。

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