メールや電話だけじゃない!コミュニケーションツールのいろいろ

コミュニケーションのツールと言って、すぐに思いつくのは、メールや電話でしょう。

もしくは、コーチングやティーチングなどの手法でしょうか。

これらのツールは、言葉を話すことに主眼を置いたツールです。

会話によらないコミュニケーションもあります。

今回は、コミュニケーションとして使えるツールを紹介します。

情報を交換できるものはすべてがコミュニケーションツール

コミュニケーションとは、相手と情報を交換することだとすれば、その情報を交換する手段は、すべてがコミュニケーションツールになります。

  • 進捗報告書
  • 課題管理表
  • ToDoリスト
  • WBS
  • スケジュール管理表
  • 議事録
  • レビュー記録
  • 設計書等のドキュメント

これらの資料はすべてコミュニケーションツールです。

まだまだあります、コミュニケーションツール

また、プロジェクト独自に作成するもの以外でも使えるコミュニケーションツールがあります。

  • 勤怠情報(タイムカード、勤怠管理システムなど)
  • 作業日報(作業工数を記録したもの)
  • 旅費交通費精算伝票

これらも、コミュニケーションツールとして重要な情報です。

例えば、勤怠情報から、最近、残業が多い、休日出勤しているという情報が得られます。

この情報から、何か問題が起こっているのではないか、このままでは、体調を崩して、戦線離脱してしまうのではないかといった、リスクが顕在化する予兆をつかむことができます。

作業日報からは、計画通りに工数を割り当てられているのか、見積もりと実績のかい離はどのくらいあるのかといった情報をつかむことができます。

この情報から、「この先の工程で同じ問題が発生するな」などとリスクを予見することができます。

旅費交通費の精算情報からは、ユーザとの調整回数、頻度などの情報がつかめ、どのユーザとの調整に手間取っているのか、または、一部のユーザとはあまり接触していないということがわかります。

この情報から、ドキュメントをレビューするときに、接触回数の少ないユーザの意見もきちんと反映されているかなどを注意してチェックすることができ、品質の向上に役に立ちます。

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