米国大統領に学ぶ優先順位のつけ方

やることがたくさんあるが、許された時間には限りがある、どれからやるべきか、どこまでやるべきか、とても悩みますよね。

アメリカの第34代大統領アイゼンハワーは、物事の優先順位をつけるためのマトリックスを示して、部下に実践させました。

このマトリックに従って、優先順位を決めると以下のようになります。

  1. 緊急かつ重要なこと
  2. 緊急ではないが、重要なこと
  3. 緊急だけど重要ではないこと
  4. 緊急でも重要でもないこと

1が片付いたら、2を実行し、2が片付いたら3を実行する。
3は、他にできる人がいれば、その人にお願いする。

重要度と緊急度はどうやって判断するのか

とは言っても、「じゃあ、重要なのか重要じゃないのか」って、どうやって判断するのかって疑問にぶつかりますよね。

また、ほとんどが、「急ぎでお願い」されるので、緊急じゃないことなんてあまりないかもしれません。

このような場合は、例えば、以下のように判断基準を持ちます。

  • 重要度の判断・・・目的や目標の達成になくてはならいものか?
  • 緊急度の判断・・・すぐに実行しなかった場合の影響は?

目的や目標を達成することがプロジェクトの活動そのものですから、必要なものはやる、やらなくてもいいことはやらないという判断が正しいです。

緊急度の判断は悩ましいですが、すぐにやらなかったら、誰がどんな影響を受けるのか、その影響がプロジェクトに与えるダメージはどのくらいかを見積もって、判断するといいと思います。

もしくは、納期が1週間以内などと基準の期間を決めておくのも良いと思います。

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